Что из себя представляет электронный документооборот?

Компьютерные технологии постепенно становятся неотъемлемой частью структуры и деятельности частных и государственных предприятий. Несмотря на это, большая часть предпринимательских структур отказываются переходить на электронный документооборот, продолжая вести документацию в бумажной форме.

Преимущества электронного документооборота очевидны, но не все предпринимательские организации о них наслышаны. Электронный документооборот E-COM – это оптимальное решение как для небольших, так и крупных компаний.

Общее представление

Если рассматривать термин «документооборот», то он подразумевает собой спектр действий, связанных с документацией: от создания и хранения до утверждения, исполнения и реализации. Электронный документооборот подразумевает собой реализацию всего спектра действий при помощи компьютерных или мобильных устройств. В отличие от бумажной формы документооборота, документация создается в электронном варианте, заверяется электронной цифровой подписью (ecom.ua) и отправляется на исполнение посредством интернета.

Где востребована данная технология?

Определить востребованность перехода от бумажной формы ведения документации на электронную достаточно просто. Для этого необходимо провести анализ, сколько поступило и было отправлено документации за определенный временной промежуток. Если количество документов достаточно большое, рекомендована реорганизация предприятия под электронный документооборот. В частности, многие многоструктурные холдинги, концерны давно пользуются этой системой, поскольку это значительно экономит временные и человеческие ресурсы.

Почему электронный документооборот – лучший выбор на сегодня?

В первую очередь, электронное делопроизводство является основополагающим фактором повышения прозрачности ведения всех бизнес-процессов. Руководителям компании предоставляется возможность отслеживать все действия, связанных с ведением документации посредством электронной системы. Утечка информации после введения электронного документооборота практически невозможна.

Вторым неоспоримым преимуществом электронного делопроизводства является повышение производительности предприятия. Руководители предприятия смогут отслеживать все производственные процессы, в частности – исполнительность собственных сотрудников. Таким образом, можно избавляться от нежелательных кадров, либо поощрять отдельных сотрудников за высокий КПД.

Помимо этого, электронное делопроизводство экономит энергоресурсы компании. Производительность сотрудников значительно повышается, поскольку заполнение документации в электронной форме значительно проще и быстрее, нежели в бумажной. Снижается число ошибок при вводе информации, отправка и приведение документа в исполнение занимает значительно меньше времени.

Электронный документооборот E-COM – отличное решение как для малого, так и крупного бизнеса.